手順書の作り方｜誰がやっても同じになる書き方と7項目のひな形・AIの頼み方

「手順書を作れと言われたが、何から書けばいいのか分からない」「作っても誰も見ない手順書になりそう」「ベテランしか知らないやり方を、どう書き出せばいいのか」。手順書づくりで迷うのは、書く項目と進める順番が決まっていないまま書き始めてしまうからです。

この記事では、自治体や医師会、税理士、上場企業などで5,000人以上にAI研修を行ってきたメイカヒットが、手順書の作り方を解説します。この記事を読むと、手順書に書く7つの項目と作る5つのステップ、AIに下書きを頼むときの頼み方が分かります。

手順書とは｜マニュアルとの違いと作り方の結論

手順書とは、1つの作業を、誰がやっても同じ順番と同じ出来上がりで進められるように書いた文書です。仕事全体の決まりをまとめたマニュアルより、扱う範囲はずっと狭くなります。

文書	書くこと	例
手順書	1つの作業の順番・注意・確かめ方	新しく入った人のパソコンの準備
マニュアル	仕事全体の進め方と決まり（手順書を束ねたもの）	総務の仕事のマニュアル
チェックリスト	やり忘れがないかを確かめる項目だけ	入社の前日に確かめる項目

作り方の結論は、作業を1つに絞って1行1作業で書き、別の人に試してもらってから直すという流れです。手順書は書き上げた時点ではなく、別の人がその通りにできた時点で完成します。

2026年版中小企業白書では、従業員の多能工化（1人が複数の仕事をこなせるようにすること）に取り組む事業者に、有効だった取り組みを聞いています。「業務マニュアルの作成・整備」と答えた割合は34.2%で、「従業員スキルの可視化」の41.3%に次ぐ2番目でした。

仕事全体のマニュアルの前に、まず1つの作業の手順書から作ると進めやすくなります。業務マニュアルの全体の作り方を知りたい方は、AIで業務マニュアルを下書きする方法で詳しく解説しています。

手順書に書く7つの項目とひな形

手順書に書く項目は、次の7つです。全部の作業に7つ全部が要るわけではありません。ただ、抜けている項目があると、あとで迷う人が出てきます。

項目	書くこと	書き方の例
1. 作業名と目的	何の作業か、なぜ必要か、誰が読むか、どのくらいかかるか	新しく入った人が初日から仕事を始められるようにする（総務の人向け・約1時間）
2. 使うもの	道具・ファイル・画面・材料	予備のノートパソコン、台帳、管理番号のシール
3. 手順	1行に1つの作業を、番号つきで	3. 共有フォルダの見られる範囲を設定する
4. ポイント・注意	コツ、失敗しやすいところ、危ないところ	更新に時間がかかるので前の日に始める
5. 判断の基準	「〜のときは〜する」の形	経理の人のときは、経理のフォルダも見られるようにする
6. 確かめ方	終わったことが目で見て分かる状態	台帳に番号と使う人が書いてある
7. 作成日と直した記録	いつ、誰が、何を直したか	2026年11月 共有フォルダの手順を直した

厚生労働省の委託事業で作られた冊子『製造事業者向け 安全衛生管理のポイント』（2011年3月）でも、手順書には使う設備・工具や部品・材料、作業の手順などを書くよう示されています。同じ冊子では、手順は「1手順1項目」で簡潔に書き、なぜその作業が要るのかも添えるよう勧めています（同冊子3.2.5）。

7つのうち、当社がとくに大事だと考えているのが「5. 判断の基準」です。当社がAI導入を支援する中では、仕事が止まるのは手順が分からないときより、判断の基準が書かれていないときだと考えています。ベテランが無意識にしている「この場合はこうする」を書き出しておくと、新しい人が迷ったときに聞く相手を探さずに済みます。

ひな形（Excelやスプレッドシートにそのまま写せる列）
作業名：〔　〕　目的：〔　〕　読む人：〔　〕　かかる時間の目安：〔　〕　作成日：〔　〕　作成者：〔　〕
使うもの：〔　〕
No.｜作業｜ポイント・注意｜判断の基準（〜のときは〜する）｜確かめ方
1｜〔　〕｜〔　〕｜〔　〕｜〔　〕
2｜〔　〕｜〔　〕｜〔　〕｜〔　〕
直した記録：〔日付〕〔直した人〕〔何を直したか〕

手順書の作り方5ステップ

手順書は、次の5つのステップで作るのが基本です。

それぞれ見ていきましょう。

1. 作る作業を1つ選び、読む人を決める

最初に作るのは、1人しか分からない作業か、月に1回などたまにしかなくて毎回迷う作業です。毎日やる作業は覚えている人が多く、手順書がなくても困りにくいからです。

あわせて、誰が読むかも決めておきます。入ったばかりの人が読むのか、別の部署の人が代わりにやるのかで、書く細かさが変わります。

どの作業が1人に集まっているか分からないときは、先に仕事の棚卸しから始めてください。棚卸しの進め方は、業務の見える化と棚卸しの手順を参考にしてください。

2. いつもやっている人のやり方を見て書き出す

手順は、思い出して書くより、作業をしている横で見ながら書き出すほうが抜けが減ります。いつもやっている人は、体が覚えている作業を言葉にしにくいためです。

見ながら「なぜそうするのか」「うまくいかないときはどうするのか」を聞き、メモに残してください。話を録音して文字にしておけば、あとでAIに下書きを頼むときの材料にもなるからです。

3. 1行に1つの作業で書き、判断の基準を足す

書き出したメモを、1行に1つの作業に分けて番号を振ります。「パソコンを出して充電し、更新をかける」のように1行に3つの動作があると、どこまで終わったかが分かりません。

そのあと、作業ごとに「〜のときは〜する」の判断の基準と、終わったことの確かめ方を足します。空いている行は担当者に聞いて埋め、決まっていないところは責任者に決めてもらってください。

4. 作った人以外が読んで、その通りに試す

書き上げたら、作った人以外に手順書だけを見て作業してもらいます。作った人は手順を知っているので、自分で読み返しても抜けに気づきにくいからです。

試した人が手を止めたところや、聞き返したところが、手順書の足りないところです。その場で書き足し、もう一度試してもらうと完成に近づきます。

5. 置き場所を決め、変わったら直す

完成した手順書は、全員が同じものを見られる場所に1つだけ保存します。古い版が残っていると、どれが正しいか分からなくなるためです。

先ほどの冊子では、手順や作業の中身、設備や道具が変わったときに手順書を直すよう示されています。直したら「7. 作成日と直した記録」に1行足し、使う人に伝えてください。

以下の場合に手順書を改訂する
・ 手順・作業内容が変更されたとき
・ 設備や道具、レイアウトが変更になったとき

出典：厚生労働省 委託事業｜製造事業者向け 安全衛生管理のポイント（2011年3月）3.2.5より（2026年11月3日に確認）

分かりやすい手順書にする書き方のコツ

手順書の分かりやすさは、文の書き方と作る道具の選び方でほぼ決まります。次の3つを守ってください。

それぞれ見ていきましょう。

1つの文には1つの動作だけを書く

1つの文に書く動作は1つにし、「〜する」で終えます。「確認して、問題なければ送る」は、「確認する」と「送る」の2行に分けます。行が増えても、どこまで終わったかが分かるほうが、読む人は迷いません。

あいまいな言葉を、数字や目で見える状態に言い換える

「早めに」「きちんと」「適宜」のような言葉は、人によって受け取り方が変わります。数字や、目で見て分かる状態に言い換えてください。

直す前	直した後
早めにパソコンを用意する	入社の3日前までにパソコンを用意する
きちんと充電しておく	電池の表示が満タンになるまで充電する
必要に応じて部長に確認する	経理の人のときは、設定の前に部長に確認する

手順書を作る道具は、作業の場所で選ぶ

Excel・Word・PowerPointのどれで作るかは、作業する場所で選びます。迷ったら、表で書けて行を足しやすいExcelかスプレッドシートから始めてください。

道具	向いている作業	気をつけること
Excel・スプレッドシート	パソコンでする事務の作業、手順が多い作業	1つのセルに長い文を詰め込まない
Word・ドキュメント	説明の文が長い作業、判断の分かれ道が多い作業	手順に番号を振り、表と混ぜすぎない
PowerPoint・写真	現場での作業、道具や部品の形を見せたい作業	写真ごとに「どこを見るか」を1行添える

画面の操作や部品の形は、文より写真や画面の写しのほうが早く伝わります。写真を入れるときは、見てほしい場所を枠で囲み、手順の番号と同じ番号を振ってください。

手順書の作り方でAIに任せられる部分

手順書づくりで時間がかかるのは、担当者の話をまとめて表の形に整える作業です。ここはAIに下書きを任せられます。人が受け持つのは、作業を話す・試す・決めるの3つです。

白書の事例のページ（2026年版中小企業白書）では、金属製品製造業の岡田研磨株式会社が、AIを使った手順書の管理の仕組みを自社で作った例が紹介されています。従業員が自由に手順書を作れるようにしたところ、150件ほどだった手順書が、4か月で240件ほど増えたとされています。

担当者の説明から、手順書の下書きを作る頼み方

次の頼み方は、担当者の説明を書き起こした文から、7つの項目のうち手順・ポイント・判断の基準・確かめ方を表にするものです。説明にないことをAIが足さないように、条件を付けています。

材料の「担当者の説明」は、説明のために作った架空の例です。当社のお客さまの事例ではありません。

頼み方の例
下の【担当者の説明】は、ある作業をいつも1人で担当している社員の話を書き起こしたものです。ほかの社員でも同じ手順でできるように、手順書の下書きを作ってください。

【担当者の説明】
新しい人が入るときは、入社の3日前までにパソコンを用意します。まず倉庫の棚から予備のノートパソコンを出して、充電しておきます。電源を入れたら、Windowsの更新を全部かけます。時間がかかるので、前の日の夕方にやることが多いです。
次に、会社のメールのアカウントを作ります。管理画面で名前を入れて、仮のパスワードを決めます。仮のパスワードは紙に書いて、封筒に入れて当日に渡します。
共有フォルダは、所属する部署のフォルダだけ見られるようにします。経理の人だけは経理のフォルダも見られるようにします。これは部長に確認してから設定します。
最後に、パソコンの裏に管理番号のシールを貼って、台帳に番号と使う人の名前を書きます。
たまに予備のパソコンが足りないことがあって、そのときは総務の課長に相談して買ってもらいます。

【出してほしいもの】
1. 手順書の表：列は「No.」「作業」「ポイント・注意」「判断の基準（〜のときは〜する）」「確かめ方」の5つ。1行に1つの作業だけを書く。
2. 作業の前に用意するもの（箇条書き）
3. 手順書にする前に、担当者に聞いて決めておくこと（質問の形で5つまで）

【条件】
・【担当者の説明】に書いてあることだけを使う。書いていない作業・数字・ツールの名前を推測で足さない。
・「確かめ方」は、作業が終わったことを目で見て分かる形で書く。説明に無いときは「（担当者に確認）」と書く。
・パスワードそのものや、人の名前は表に書かない。
・です・ます調で、中学生でも読める言葉で書く。

前の話の流れがないAIでこの頼み方を1回実行すると、12行の表と用意するもの、担当者への質問5つが出ました。下は表の12行のうち4行と、質問5つのうち2つを文言を変えずに抜き出したものです（表の列は「列名：中身」の形に整えました）。

出力の例（表の12行のうち4行と、質問5つのうち2つを抜粋）
No.1　作業：倉庫の棚から予備のノートパソコンを出します。／ポイント・注意：入社の3日前までに用意が終わるように始めます。／判断の基準：予備のパソコンが足りないときは、総務の課長に相談して買ってもらいます。／確かめ方：ノートパソコンが手元にあります。
No.9　作業：共有フォルダについて、部長に確認します。／ポイント・注意：設定する前に確認します。／判断の基準：経理の人のときは、経理のフォルダも見られるようにしてよいか確認します。／確かめ方：（担当者に確認）
No.10　作業：共有フォルダを、所属する部署のフォルダだけ見られるように設定します。／ポイント・注意：ほかの部署のフォルダは見られないようにします。／判断の基準：経理の人のときは、経理のフォルダも見られるようにします。／確かめ方：（担当者に確認）
No.12　作業：台帳に、管理番号と使う人の名前を書きます。／ポイント・注意：シールの番号と同じ番号を書きます。／判断の基準：ー／確かめ方：台帳に、番号と使う人の名前が書いてあります。

手順書にする前に、担当者に聞いて決めておくこと（抜粋）
1. 「部長に確認してから設定する」のは、経理の人のときだけですか。それとも、だれの共有フォルダを設定するときも確認しますか。
3. 充電・Windowsの更新・メールのアカウント・共有フォルダの設定が終わったことは、それぞれ画面のどこを見ると分かりますか。

AIの下書きを、人が手順書に仕上げる

抜き出した4行のうち2行は、確かめ方が「（担当者に確認）」のままです。説明にないことをAIが埋めなかったので、人が聞いて埋める場所がはっきりしました。AIの下書きは、空いている欄と質問の答えを人が埋めてから、ステップ4の「別の人が試す」に回してください。

AIに渡す説明には、お客さまの名前や個人の情報を入れないでください。個人情報保護委員会も、2023年6月に生成AIサービスの利用に関する注意喚起を出しています。社内でAIに入れてよい情報の決め方は、生成AIの社内ルールの作り方で解説しています。

手順書づくりでつまずくところ

手順書づくりでつまずくところは、だいたい次の4つです。途中で止まったり使われなくなったりしないよう、作り始める前に避け方を決めておいてください。

つまずくところ	起きること	避け方
一度に全部の作業を書こうとする	途中で止まり、1つも仕上がらない	1つの作業を仕上げてから次に進む
いつもの流れしか書かない	例外のときに結局ベテランに聞く	判断の基準の列に「〜のときは」を書く
作った人しか直せない	中身が古くなり、誰も見なくなる	直した記録の欄を作り、直す人を決める
置き場所がばらばら	古い版を見て作業してしまう	置き場所を1つに決め、古い版は消す

手順書を作っても特定の人に仕事が集まるなら、仕事の分け方そのものを見直す段階です。進め方は属人化を解消する手順と、特定の人がいなくても回る仕組みの作り方で解説しています。

手順書の作り方に関するよくある質問

作業手順書の作り方の例はありますか？

この記事の「手順書に書く7つの項目とひな形」の表に、新しく入った人のパソコンの準備を例にした書き方を載せています。「担当者の説明から、手順書の下書きを作る頼み方」では、同じ作業をAIに表にさせた結果の一部も確かめられるようにしました。

手順書には何を書けばよいですか？

この記事の「手順書に書く7つの項目とひな形」の表にある7つです。中でも、判断の基準と確かめ方は抜けやすいので必ず書いてください。手順は1行に1つの作業で書きます。

手順書はエクセルとパワポのどちらで作るべきですか？

パソコンでする事務の作業ならExcel、道具や部品の形を見せたい現場の作業なら写真を入れやすいPowerPointが向いています。迷ったら、行を足しやすいExcelから始めてください。

手順書は誰が作成するのですか？

その作業をいつもやっている人の話をもとに、別の人がまとめる形が進めやすいです。いつもやっている人だけで書くと、体が覚えている作業が抜けやすくなります。

手順書はどのくらいの頻度で見直せばよいですか？

手順や道具、設備が変わったときに直すのが基本です。試した人が迷ったところや作業でミスが出たところも、その都度直すと手順書が古くなりません。

まとめ

• 手順書は、1つの作業を誰がやっても同じ順番と出来上がりで進めるための文書
• 書く項目は7つで、とくに書き漏らさないようにしたいのは「判断の基準」と「確かめ方」
• 作り方は、作業を1つ選ぶ、見て書き出す、1行1作業で書く、別の人が試す、置き場所を決めて直す、の5ステップ
• AIに任せるのは、担当者の話を表の下書きに整える部分で、試すのと決めるのは人の役目

まずは今日、1人しか分からない作業を1つ選び、その人がやっている横でメモを取ってみてください。

自分の会社ではどの作業から手順書にすればよいか、次の案内も参考にしてください。