中小企業のAI導入事例｜個人利用から始める業務効率化ガイド

「AIで効率化したいけれど、他社はどう進めているのだろう…」

「担当者がいない中で、安全に導入できるのかわからない。」

「高額なシステムは怖いし、何から始めればいい？」

人手不足で残業が続く中、Excelでの集計作業や議事録作成を効率化したいと考えるのは当然です。専任担当者がいない状況では、膨大なAIツールの中から自社に合うものを選び、現場に定着させるのは容易ではありません。

とはいえ、最初から社内全体のDXを進める必要はありません。まずは1つの業務だけを個人利用レベルで試すだけでも、効果と安全性の感触はつかめます。

この記事では、4,000人以上にAI研修を実施してきた弊社が中小企業におけるAI活用の成功パターンについて詳しく解説します。

この記事を読むことで、AIの個人利用の事例から導入ステップが整理でき、迷いなく最初の一歩を踏み出せるようになるでしょう。

中小企業でAIの導入が進む理由と基礎知識

ここでは、以下の3つの観点で中小企業でAI導入が進む理由と基礎知識を解説します。

詳しく見ていきましょう。

人手不足と残業が慢性化している理由

中小企業の人手不足は、事業の継続に直結する深刻な課題です。

少子高齢化による労働力人口の減少に加え、時間外労働の上限規制によって残業で業務を補うことが難しくなっているからです。

採用が難しく人が増えない現場では、既存社員が長時間労働でカバーせざるを得ません。法規制を守りつつ、今までどおりのやり方で業務量を維持することは物理的にむずかしいです。

人手不足が解消されない限り、残業の慢性化という構造的な課題からは抜け出せません。人を増やさずに業務量を維持・改善する手段として、AI活用への注目が高まっているのです。

DX担当がいない中小企業の実情

多くの中小企業では、DXを進めたくても担当できる人材がいないという現実があります。

IPAのDX動向2025調査では、約85％の企業がDXを推進する人材の量が不足していると回答しています。

特に中小企業では専門部署がなく、ツール選定や導入をリードする人がいないことが課題です。通常業務で手一杯の中、兼務で進めるには限界があるのが現実です。

専門部署の不在がDXの障壁となり、中小企業の業務改革が進まない要因となっています。

中小企業でもすぐできる生成AIの特徴

生成AIの活用は、単なる業務効率化にとどまらずビジネスモデルの変革や会社の競争力の向上につながります。

大規模なシステム開発とは異なり、個人利用から低コストですぐに始められるからです。

具体的には、以下のような活用が可能です。

生成AIは、日々の業務の効率化とビジネス変革の両面から、中小企業のDXを推進する原動力となります。

個人の生成AI活用事例に学ぶ業務効率化のヒント

個人の生成AI活用事例に学ぶ業務効率化のヒントは以下の3つです。

詳しく見ていきましょう。

身近な個人の生成AI活用事例

身近な個人の活用事例として、メールや資料作成、アイデア出しといった日常的なタスクの効率化が挙げられます。

生成AIを活用すれば、ゼロから考える時間を省き短時間で高品質な成果物を得られるからです。

個人の活用例は、以下のとおりです。

日常的なタスクの処理こそが、個人レベルですぐに実践できる身近な生成AIの活用になります。

個人活用を業務に転用する考え方

AIの個人活用を業務へ転用する考え方は、日々の定型作業をAIに任せることです。

文章作成や日程調整を効率化できれば、空いた時間を本来注力すべきコア業務に充てられるからです。

例えば、スケジュール調整や会議の要約をAIに任せることで、社員は重要な仕事に集中できます。

AIで作業時間を減らし、生まれた時間を業務に回すことが業務転用のポイントです。

文章作成や要約の効率化

膨大な文書作成や要約の作業には、AIを活用すると効率化しやすくなります。

AIは大量のテキストデータを瞬時に読み込み、必要な要点だけをまとめることができるため、担当者の負担を減らせます。

行政文書のような堅い文章の作成や、数百ページに及ぶ資料の要約も、短時間で処理することが可能です。実際に官公庁や、小規模なバックオフィス部門を持つ専門企業では、公的コメント対応や資料整理にAIが導入されています。

膨大な文書作成や要約をAIに任せることで、事務作業の効率を大きく高められるでしょう。

中小企業のAI導入事例でみられる効率化できる業務

ここではAIを導入することで効率化できる3つの業務について説明します。

詳しく見ていきましょう。

議事録・報告書作成業務の効率化

AIを活用すれば会議の議事録や報告書の作成を自動化できます。

音声を自動でテキスト化したうえで、内容の要約まで行えるため作成の手間を省けるからです

中小企業基盤整備機構の資料には、商談やWeb会議の音声をAIがテキスト化し、議事録を作成するツールの活用事例があります。

AIを導入することで議事録や報告書作成の手作業での記録業務をなくし、本来の業務に集中できる時間を増やせるでしょう。

問い合わせ対応の省力化

お問い合わせ対応業務にAIを活用したチャットボットを導入すると、担当者の負担を軽減できます。

よくある質問への回答をデジタル化し、担当者が直接対応する件数を物理的に減らせるからです。

たとえばサントリーホールディングス では、AIチャットボットを導入することで社内問い合わせ対応を改善し、年間で約1,000時間の対応時間削減に成功しています。

問い合わせ対応をAIチャットボットのITツールに任せることで、少人数体制でも業務効率を高めながら、安定した対応を行えます。

出典：QuickQA人事総務

見積や事務作業の削減

毎月の見積作成や請求書処理は、RPAの自動化ツールを活用すれば時間を削減が可能です。

手順が決まっている定型業務は、人が行うよりもロボットの方が早く、ミスなく正確に処理できるからです。

経済産業省の事例ナビでは、積算作業や事務処理を自動化し、作業時間の短縮を実現した企業の取り組みが報告されています。

AIやRPAを導入して事務作業の時間を圧縮すれば、人手不足の中でも社員が疲弊しない環境を作れます。

中小企業のAI導入事例に共通する成功パターン

中小企業のAI導入に共通する成功パターンが3つあります。

詳しく見ていきましょう。

業務を絞って始めている

AI導入の成功には、初めから全社で使おうとしないことが大切です。

身近な業務に絞って始めることで、通常業務への影響を抑えながら進められます。

具体的には、時間がかかる手作業の入力業務や、すでにデータが揃っている業務から始めると良いでしょう。

まずは特定の業務で確実に成果を出すことが、失敗を防ぎながらAI活用を広げられるポイントになります。

現場が使う前提で設計している

AIの導入は、経営層の判断だけで進めずに、現場が使いやすい形に設計することが重要です。

現場の実態を考えずに導入すると、業務フローに合わず、使われない恐れがあるからです。

導入前に、経営層と現場で現状と課題の認識をすり合わせ、現場が実行できる具体的なアクションへ落とし込みましょう。

現場が無理なく使える設計にすることが、AIを定着させるポイントです。

効果を数値で確認している

AIの導入に成功している企業は、売上高やコスト、人員などの具体的な数値で効果を確認しています。

なんとなく楽になったという感覚値では、正確な費用対効果を算出できず、成果を正しく判断できないからです。

「見積作成時間が30分から5分に短縮された」「月5万円の残業代が削減できた」といった前後の変化を比べます。

数字で効果を確認していることが、中小企業のAI導入事例に共通する成功パターンの一つです。

中小企業のAI導入を低コストで始める手順

中小企業がAI導入を低コストで始める手順は以下のとおりです。

詳しく説明します。

無料・低価格のAIツールで試す

無料または低価格のAIツールから試すことが、AI導入を低コストで始める第一歩です。

初期段階では、高度なシステムを導入するよりも、生成AIなど手軽に使えるツールで効果を確認する方がリスクを抑えられます。

議事録作成や文章作成にAIを使う、データ整理にAIを使うなど、まずは身近な業務から試すと良いでしょう。中小企業白書でも、アナログからデジタルツール利用への移行がDXの初期段階と定義されています。

無料または低価格なツールでスモールスタートを切ることで、コストをかけずにAI活用のイメージが持てます。

期間を決めて小さく進める

AI導入を低コストで始めるには、いきなり全社で運用しようとせず、導入期間と範囲を絞って小さく始めることが重要です。

最初から完璧を求めるとコストの負担が大きくなるためです。

「まずは1ヶ月、経理部門のみAIツールを導入してみる」のように期限と部署を絞って試してみましょう。

期間を決めて小さな成功体験を積み重ねることで、無駄なコストや失敗のリスクを避け、着実にAIの運用の定着を目指せます。

効果を確認して段階的に広げる

導入効果を確認できた段階で、適用範囲を徐々に広げていきましょう。

中小企業白書では、DXの取り組み段階が進むほど、業務効率化やデータ利活用の効果が高まると報告されています。

単なるツール導入で終わらせず、得られたデータを分析して次の改善につなげることが大切です。

効果を確かめながら適用範囲を広げていくことが、AI導入を低コストで成功させる確実な方法です。

中小企業向けAI導入補助金と活用時の注意点

ここでは、中小企業がAI導入補助金と活用時の注意点について説明します。

詳しく見ていきましょう。

補助金の対象になりやすいケース

中小企業のAI導入補助金は、業務効率化や生産性向上につながるAI活用であれば、対象になりやすい傾向があります。

公募要領において、単なるツール導入ではなく、業務プロセスの高度化に資する取り組みが支援対象とされているからです。

具体的には、見積作成や需要予測、問い合わせ対応などを自動化するAIツールが該当します。単なる導入ではなく、業務プロセスの高度化に寄与するかどうかが採択のポイントになります。なお、申請前に押さえるべき条件は【AI研修で使える補助金・助成金を徹底解説！最大75%補助も可能】で確認してください。

自社の課題を解決し、利益向上につながる計画なら採択される可能性は高まるでしょう。

補助金ありきで失敗する例

補助金を目的に無理なAI導入計画を立てると、後で返還を求められるリスクがあります。

現場の実態に合わない高機能なAIを導入しても成果が出ず、目標値が未達になる恐れがあるからです。

高い目標を掲げれば採択されやすいと考え、自社の実情に合わない計画にするのは危険が伴います。

補助金ありきではなく、AIを活用して現実的に達成できる数値目標と計画で進めることが重要です。

申請前に整理すべきポイント

申請前には、解決したい現状の課題と導入目的を明確に整理しましょう。

AI導入によって効果が出るのか、具体的な道筋を描いておく必要があるからです。

効果を検証できるように、定量的な目標や指標をあらかじめ設定しておくことが重要です。

目的があいまいなまま進めると、導入後に見直しができず、運用がうまく回らなくなる恐れがあります。

中小企業のAI導入で失敗しないポイント

ここでは、中小企業のAI導入で失敗しない3つのポイントを説明します。

詳しく見ていきましょう。

情報漏えいを防ぐ社内ルールを作る

AIを導入する際は、情報漏えいを防ぐための社内ルールを策定することが重要なポイントです。

明確な基準がないまま利用すると、機密情報や顧客データが外部へ情報漏えいする恐れがあります。

総務省・経産省のガイドラインでも、セキュリティ対策として機密性や完全性の維持が求められています。個人情報は入力しない、公開前のデータは扱わないなど、具体的な禁止事項を決めなければなりません。

セキュリティ事故を防ぐためにも、運用の基準となる社内ルールを明確に定めておくことが重要です。

AIの判断を過信しない運用にする

AIの回答を過信して使うのではなく、最終的な意思決定は人が行う運用にしましょう。

AIは過去のデータをもとに回答を作るため、間違った内容が混ざることがあります。

出力された内容は必ず人の目で確認し、ファクトチェックを行うフローが必要です。

AIはあくまで業務を支援するツールであると認識し、過信しない運用が重要です。

社内で使い方を共有・教育する

特定の担当者だけでなく、社内全体で使い方をAIの活用方法や注意点を学ぶ機会を設けましょう。

全従業員がAIのリスクや限界を理解していなければ、予期せぬトラブルにつながるからです。

AI事業ガイドラインでもリテラシーの確保が重要な考え方として示されています。基本的な使い方や注意点を共有し、共通理解を持つことで、リスクを抑えた活用がしやすくなります。

定期的に勉強会を開催し、成功事例や注意点を共有する仕組みを作ると良いでしょう。組織全体でリテラシーを高めることが、安全で効果的なAI活用につながります。

中小企業のAI導入でよくある質問

中小企業でも本当にAI導入はできますか？

はい、導入が可能です。自社の状況に応じた手順を踏めば、企業規模を問わず導入を進められます。

経済産業省「中小企業向けAI導入ガイドブック」でも、チェックリストを活用して段階的に検討する手法が推奨されています。高度な技術を持たずとも、適切なステップを踏めば無理なくAI活用の道筋を立てられることでしょう。

ITに詳しい社員がいなくても大丈夫ですか？

はい、社内に専門家が不在でも問題ありません。近年ではIT人材が不足する中、外部サービスやクラウドを活用しデジタル化を進める企業が増加しています。

自社でシステム開発を行わず、既存ツールを利用すれば高度な技術は不要です。不足するスキルは外部サポートで補い、業務効率化を実現する手法が一般的です。

初期費用はどれくらいかかりますか？

具体的な金額は一概に言えませんが、低コストでのスモールスタートが推奨されています。既存データの分析やパッケージ製品の検討から開始し、費用を抑える手法が有効です。

最初から高額なシステムを導入せず、無料や安価なツールで検証を行ってください。効果を確認しつつ段階的に予算を投じる手法が、リスクを抑えた堅実な進め方です。

まず最初に導入すべき業務は何ですか？

定型的な事務作業や情報整理業務から着手するのがよいでしょう。多くの企業が、負担の大きい業務からデジタル化を進めています。

たとえば、過去の見積データ検索や、手入力で行う集計作業などが挙げられます。成果が見えやすい業務から開始すると、社内の理解も得やすく、スムーズな導入につながります。

AIを導入しても現場が使わないケースはなぜ起きますか？

導入目的が業務課題と合致しない場合に起こりやすい問題です。AIはあくまで手段であり、社内への浸透活動が不可欠と言えます。

現場の負担軽減につながるか、実務に即しているかを事前に確認しましょう。トップダウンで導入せず、利用者の声を反映させるプロセスがAI導入定着のカギとなります。

情報漏えいやセキュリティは大丈夫ですか？

はい、適切な対策を講じればリスクは管理可能です。公的な指針でも、機密性や安全性を確保する体制整備が必要とされています。

利用サービスのセキュリティ機能を確認し、アクセス権限設定やパスワード管理を徹底してください。ツール任せにせず、自社で守るべき情報の重要度に合わせてルールを定める対応が重要です。

効果が出るまでにどれくらいかかりますか？

AI導入の効果が出るまでの期間は、取り組み方や業務内容によって異なります。一般的には、まず一部業務で試行し、効果を検証しながら段階的に活用範囲を広げていくケースが多いです。

導入直後から大きな成果を求めるのではなく、小さな改善を積み重ねながら運用を続けることで、徐々に効果を実感しやすくなります。運用を通じてデータを蓄積し、業務に合わせて調整を行う姿勢が重要です。

個人利用と会社利用のAIは何が違いますか？

個人利用と会社利用のAIの違いは、主に責任と管理体制にあります。個人利用では、AIの出力結果は自己責任で扱われますが、会社利用では成果物が企業の判断として扱われるため、慎重な運用が求められます。

会社利用では顧客情報や社内データを扱う可能性があるため、セキュリティ対策や情報の取り扱いルールを整備することが不可欠です。組織としてガバナンスを効かせ、安全かつ継続的に運用することで、業務品質を維持しながらAIを活用できます。

まとめ｜中小企業のAI導入はまずは小さく試すことから始めよう！

中小企業のAI導入は、人手不足や長時間労働といった課題を改善する有効な手段です。

ただし、「どの業務から始めればリスクが少ないのか」を正しく理解していなければ、導入しても現場に定着せず失敗に終わる可能性があります。

無料ツールや個人利用から小さく始めることで、コストを抑えた導入が可能です。しかし、ツールを“導入する”だけでなく、“組織全体で安全に使いこなすルールを作る”ことが本当のゴールです。

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現場の課題や業務フローに合わせて内容をカスタマイズできるため、すぐに成果につながる実践力が身につきます。

AI導入の成功率を最大化し、社員が疲弊しない持続可能な組織を実現するためには、適切な研修が不可欠です。

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