業務効率化に生成AIは使える？成功した活用事例と効果を徹底解説

「書類作成に時間がかかりすぎて、本来の業務に集中できない」

「問い合わせ対応に追われて、重要なタスクが後回しになってしまう」

「業務効率化の方法を探したいけど、何から手をつければいいか分からない」

中小企業のバックオフィス担当の方は、限られた人員で膨大なタスクを抱え、人力だけでの処理に限界を感じる方も多いでしょう。

業務効率化AIは日常的な事務作業を大幅に削減できます。一方で、AIの導入を成功させるには、ツールの選び方や正しい活用法を知ることが不可欠です。

ここでは、メイカヒットの4,000名以上のAI研修を行ってきた知見をもとに、目的に合ったツールの選び方や失敗しない導入の手順を解説します。

読み終える頃には、明日からの業務を効率化できる状態になっているでしょう。

AIで業務効率化できること

業務効率化におけるAI活用は、日々のメール作成から複雑なデータの分析まで多岐にわたります。

AIの効果が出やすい業務領域は以下の6つです。

それぞれ見ていきましょう。

文章生成

AIは、箇条書きのメモやキーワードを入力するだけで文脈を補完し、自然な文章を出力することができます。

「誰に」「何を」「どんなトーンで」と指示すれば、丁寧なビジネスメールや報告書のたたき台をすぐに作成できます。

ゼロから文章構成を考える時間が不要になるため、人間はAIが作った文章の確認と手直しをするだけで済み、作成時間の短縮が可能です。

要点整理・要約

AIに長文の資料や議事録、音声データを読み込ませると、重要なポイントだけを抜き出して要約を作成できます。

「3行でまとめて」「結論と課題だけ抽出して」など条件を指定すれば、確認用の要点整理を短時間で行えます。

全文を読み込む必要がなくなり、情報把握にかかる時間を大幅に削減可能です。

人は内容の確認と判断に集中できるため、意思決定のスピード向上につながります。

分類・振り分け

AIは日々届く問い合わせやタスクを内容ごとに自動で分類・振り分けできます。

「請求に関する内容は経理」「製品の質問は営業」といったルールを設定するだけで、担当者への振り分けが可能です。

担当者が一件ずつ内容を確認する作業が不要になり、対応漏れや遅れを防げます。

業務の流れが整理され、チーム全体の対応スピードと正確性が向上するでしょう。

情報検索と照合

AIは社内の決まりや過去の資料から、必要な情報をすぐに探し出せます。

「昨年の夏に納品した案件」「この対応の社内ルールは？」といった曖昧な質問でも、文脈を理解して関連情報を提示可能です。

複数のファイルを開いて探す手間がなくなり、調査時間を大幅に短縮可能です。

正しい情報をすぐに確認できるため、迷わず仕事を進められるようになります。

データの集計・傾向把握

AIは複雑な数値データや売上記録を読み込ませると、自動で集計し、傾向を整理できます。

「売上の変化を教えて」「最近増えている問い合わせ内容は？」と指示するだけで分析結果を提示可能です。

専門的なスキルがなくても変化や特徴を把握できる点が強みです。

客観的なデータにもとづいた報告や改善提案ができ、説得力のある意思決定につながります。

音声のテキスト化

AIは会議や商談の録音データを自動で文字起こしします。

複数人の会話や専門用語も認識でき、録音データをそのままテキストとして残すことが可能です。

メモを取りながら話を聞く必要がなくなり、会話そのものに集中できます。

後から検索や要点確認がしやすくなり、記録作成の手間も削減可能です。

業務効率化に使えるAI活用事例

業務効率化に使えるAIの活用は、日常的な事務作業から専門的な業務まで幅広い場面で成果を上げています。

ここでは具体的な活用事例を8つ紹介します。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

請求書の入力を自動化

AIのOCR機能を使えば、紙やPDFの請求書から日付・金額・取引先名などを自動で読み取り、会計システムへ瞬時にデータ化できます。

1枚あたり3分かかっていた手入力が30秒程度に短縮され、月100枚処理する場合は約4時間の削減が可能です。

数字の打ち間違いも防げるため、確認作業の時間も減らせます。

月末の残業時間を減らし、精神的な負担も軽減されるでしょう。

見積書の作成

AIを活用すれば、顧客からの依頼メールやメモを貼り付けるだけで、商品名・数量・単価を整理した見積書の下書きが自動生成されます。

従来20分かかっていた作成作業が5分程度に短縮され、1日5件作成する場合は週あたり約5時間の削減になります。

過去データを学習させることで、取引先ごとの形式にも対応可能です。

営業担当が都度Excelを開いて計算式や過去の単価を調べる手間がなくなり、本来注力すべき業務に時間を使えるでしょう。

経費精算のチェック

AIを活用すれば、領収書の画像から金額や日付を読み取り、社内規定との照合を自動で行います。

1件あたり5分かかっていた確認作業が1分程度に短縮され、月200件処理する部署では約13時間の削減が見込めます。

不備がある申請は自動で差し戻され、修正が必要な箇所が明示されるため、担当者の確認作業が削減可能です。

申請する側にとっても再提出の手間が減り、双方の負担軽減につながります。

社内FAQを整備

AIチャットボットを導入すると、勤怠ルールや経費申請などのよくある質問に24時間自動で回答できます。

人事や総務が1日10件、1件あたり5分対応していた場合、月に約20時間の削減が可能です。

質問履歴を分析すれば、社内制度の改善ポイントも見えてきます。

担当者は本来の業務に集中できるようになり、従業員も待ち時間なく疑問を解決できます。

会議メモから決定事項とToDoを抜き出す

長時間の会議内容を文字起こしし、要点をまとめる作業は大きな手間です。

録音と要約を行うAIツールは会議の音声データや議事録から決定事項とToDoを自動抽出できます。

60分の会議で従来20分かかっていた議事録整理が5分程度に短縮され、週5回会議がある場合は月に約5時間の削減になります。

手作業で議事録を整理する時間が省略され、会議後すぐにタスクの共有が可能です。

担当者が「言った・言わない」で揉めるリスクも減り、認識のズレを防げるでしょう。

社内通知・案内文の作成を自動化

社内向けの通知や案内文の作成も、AIで件名と要点を入力するだけで、丁寧な文面が自動生成されます。

1通あたり10分かかっていた文章作成が2分程度に短縮され、週10通作成する場合は月に約5時間の削減が可能です。

毎回ゼロから文章を考える手間がなくなり、表現の統一により社内コミュニケーションの質も向上するでしょう。

採用業務の初期対応を効率化

採用業務の初期対応は、AIチャットボットが応募者からの基本的な質問に即座に回答し、面接日程の調整候補も自動で提示します。

人事担当が1日10件、1件あたり10分対応していた場合、月に約30時間の削減が可能です。

対応漏れや遅延を防げるため、応募者の満足度も向上します。

人事は書類選考や面接準備など、より重要な業務に時間を割けるようになるでしょう。

営業日報の入力と集計を省力化

営業日報の入力と集計は、音声入力対応のAIツールに報告内容を吹き込むと自動で項目ごとに整理されます。

1日15分かかっていた日報作成が5分程度に短縮され、営業担当20名の組織では月に約67時間の削減が可能です。

また、蓄積されたデータは自動で集計され、マネージャーは週次・月次のレポートをすぐに確認できます。

業務効率化AIツールの選び方

業務効率化AIツールを選ぶ際は、機能だけでなくセキュリティや使いやすさも重要な判断基準になります。

ここでは選定時に確認すべき3つのポイントを紹介します。

それぞれ見ていきましょう。

業務目的に合っているか

AIツールを選ぶ際は、解決したい業務課題に特化したものを選びましょう。

請求書処理ならOCR精度の高さ、問い合わせ対応ならチャットボット機能など、目的に応じて必要な機能は異なります。

流行りのツールをただ導入するのではなく、自社の業務を楽にしたい項目を明確にし、解決できるツールを選ぶのが成功への近道です。

セキュリティ要件を満たしているか

AIを選ぶ時は予期せぬ情報漏洩を防ぐために、データの取り扱いに関する安全性の確認は欠かせません。

無料のツールや設定によっては、機密情報が意図せず外部の回答生成に使われてしまう恐れがあります。

AIツールの選定時は入力データをAIの学習に利用しない設定（オプトアウト）が可能か、通信が暗号化されているかを確認しましょう。

現場で使い続けられるか

AIツールは現場の担当者が特別なスキル無しで無理なく操作できるかどうかが重要です。

AIへの指示出しが難しかったり操作が複雑すぎると、導入しても敬遠され、定着しない恐れがあります。

よく使う指示をボタン一つで呼び出せる機能があるか、日本語のサポートやマニュアルが充実しているかを確認しましょう。

導入前に現場の担当者にデモを触ってもらい、これなら自分でも使えそうだという感覚を持てるかどうかが、定着率を左右します。

業務効率化のためにAIを導入する際の注意点

業務効率化のためにAIを導入する際は、ルール整備と運用体制の構築が必要です。

ここでは導入時に押さえておくべき3つの注意点を紹介します。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

機密情報・入力ルールを明確にする

AI導入前に、入力して良い情報かを明確にしておく必要があります。

個人情報や取引先の機密データを誤って入力すると、情報漏洩のリスクが生じるためです。

社内で「入力禁止事項リスト」を作成し、全員が同じ基準で判断できる状態にしましょう。氏名や住所などの具体例を示すと、現場での迷いが減ります。

ルールを決めた後は、定期的に見直して実態に合わせて更新していくことが大切です。

出力内容を人が確認する体制を作る

AIが生成した内容をそのまま使うのは危険です。

誤った情報や不自然な表現が含まれている可能性があるため、必ず人の目でチェックする体制を整えましょう。

具体的には引用元のURLが実在するか、計算結果に間違いがないかをダブルチェックします。

AIはあくまで作成を補助するツールであり、完璧ではありません。最終的な成果物の責任は人が持つという意識が大切です。

対象業務とゴールを設定する

AI導入は、最初から広範囲に展開せず、特定の業務に絞って始めるのが効果的です。

範囲を広げすぎると効果測定が難しくなり、改善点も見えにくくなります。

まずは「請求書処理の時間を30%削減する」など、明確なゴールを設定しましょう。達成状況を数値で追えるようにしておくと、成果が可視化されてチーム全体のモチベーションも上がります。

小さな成功を積み重ね、徐々に適用範囲を広げていくのが確実です。

業務効率化のためのAIでよくある質問

どの業務から始めると失敗しにくいですか？

作業量が多く、判断基準が明確な業務がおすすめです。 具体的には、請求書の入力や経費精算のチェックなどが挙げられます。これらはルールが決まっているためAIとの相性が良く、効果も測りやすいのが特徴です。月に何度も発生する業務を選ぶと、楽になった実感をすぐに得られ、チーム全体の士気も上がります。

情報漏洩を防ぐには何を決めればいいですか？

漏洩を防ぐには、AIに入力してはいけない情報を具体的に定義しましょう。顧客の個人情報や取引先の機密情報、社内の人事情報などです。さらに、利用目的・利用範囲・確認担当者も決めておくと、現場で迷いにくくなります。ツール側の学習設定や管理者権限も確認し、必要に応じて法人向けプランを検討しましょう。

AIの出力ミスはどうチェックすればいいですか？

AIの出力は必ず人が最終確認する体制を作りましょう。特に数値や固有名詞・日付・契約条件などは誤りが発生しやすいため、重点的に確認します。チェック項目をテンプレ化し、担当者を決めて運用するとミスを減らせます。

ツールの選定で比較すべきポイントは何ですか？

ツールの選定は業務目的に合った機能があるか、セキュリティ要件を満たしているか、現場で使い続けられるかの3点を比較しましょう。多機能すぎると操作が複雑になるため、必要な機能に絞ったツールを選ぶのがおすすめです。無料トライアルがあれば、実際に試してから判断すると失敗が減ります。

無料で試せるAIツールはありますか？

ChatGPTやGemini、Claude、Microsoft Copilotなど、主要なAIツールには無料プランが用意されています。文章作成や要約、アイデア出しなど、基本的な業務であれば無料版でも十分活用できるでしょう。まずは無料版で使い勝手を確かめてから、有料プランへの移行を検討するのが安全です。

AI導入は何から始めればいいですか？

まずは自社の業務課題を整理し、AIで解決できそうな業務を1つ選びましょう。次に、無料ツールを使って小規模に試し、効果を確認します。成果が出たら対象業務を広げていく流れが、リスクを抑えながら進められる方法です。

効果はどう測ればいいですか？

AI導入前後で作業時間や処理件数を比較し、数値で効果を測りましょう。「議事録作成時間が月20時間から10時間に減った」など、具体的な数字で示すと成果が可視化されます。効果測定の結果を社内で共有すると、次の展開もスムーズに進みやすくなります。

上司や社内にどう説明すれば導入が進みやすいですか？

上司や社内への説明では、削減できる作業時間やコストを具体的な数字で示すと説得力が増します。経費精算の承認作業が1件5分から2分に短縮できるといった試算を用意し、小規模な試験導入から提案をすると良いでしょう。他社の成功事例を添えると、さらに納得感が高まります。

まとめ｜自社に合うAI活用事例を見つけて導入効果をイメージしよう

業務効率化AIは、日常的な事務作業から専門業務まで幅広い場面で成果を上げられる強力なパートナーです。

「自社の業務課題を明確にして、もっと効率的に作業を進められるチームにしたい」

「外注に頼らず、自分たちでスピーディーにAI活用を進められるようになりたい」

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