「海外から英語で問い合わせメールが届いたけれど、どう返信すればいいかわからない」
「英語のメールに対して、失礼のないお礼フレーズや、正しいビジネスメールの書き方を知りたい」
このように悩んでいる方は多いのではないでしょうか。英語でのビジネス対応は緊張するものですし、翻訳や返信文の作成に時間がかかりがちです。
しかし、基本的な「型」と「便利なフレーズ」さえ押さえておけば、落ち着いて対応できます。さらに、最新のAIツールを活用すれば、英語力に自信がなくても一瞬で内容を理解し、返信を作成することも可能です。
この記事では、英語メールの返信に使える定番フレーズやテンプレートに加え、AIを使って業務効率を劇的に上げるテクニックをご紹介します。
英語で問い合わせが来た！返信メールの基本構成とお礼フレーズ
英語のビジネスメールには、世界共通の基本的なフォーマットがあります。
まずはこの構成を理解し、問い合わせに対する感謝の気持ちを正しく伝えることから始めましょう。
英語メールは基本的に、以下の4つの要素で構成されています。
- 件名 (Subject): 用件が一目でわかる簡潔なもの
- 宛名 (Salutation): 「Dear Mr./Ms. 〇〇」など
- 本文 (Body): お礼、回答、ネクストアクション
- 結び (Closing): 「Sincerely,」や署名
特に重要なのが、冒頭の「お礼」です。問い合わせに対する感謝を最初に伝えることで、相手に好印象を与えられます。
- Thank you for contacting us. （お問い合わせいただき、ありがとうございます。）
- Thank you for your inquiry regarding [製品名]. （[製品名]に関するお問い合わせをいただき、ありがとうございます。）
- We appreciate your interest in our services. （当社のサービスにご関心をお寄せいただき、感謝いたします。）
これらのフレーズを最初の挨拶として使うのが基本です。
【例文】問い合わせ内容別・そのまま使える返信テンプレート
ここでは、よくある問い合わせシーンに合わせた具体的な返信テンプレートをご紹介します。
これらをコピーして、必要な箇所（[ ]の部分）を書き換えるだけで、すぐに返信メールが作成できます。
1. 資料請求や製品詳細への問い合わせ
製品に興味を持ってくれたことへの感謝を伝え、資料を添付する際のテンプレートです。
Subject: Re: Inquiry regarding [製品名]
Dear Mr./Ms. [相手の苗字],
Thank you for your inquiry regarding [製品名]. We are pleased to provide you with the information you requested.
Please find the attached brochure for your review. If you have any further questions, please feel free to contact us.
Sincerely, [あなたの名前] [会社名]
2. 見積もり依頼への返信
見積もりを提示する際は、迅速な対応が信頼につながります。
Subject: Quotation for [製品・サービス名]
Dear Mr./Ms. [相手の苗字],
Thank you for your interest in our products. Regarding your request, please find the attached quotation.
We look forward to hearing from you soon.
Best regards, [あなたの名前] [会社名]
これらのテンプレートを活用すれば、ゼロから英文を考える時間を大幅に短縮できるでしょう。
英語メール対応を劇的に効率化！AI活用で「読む・共有」を自動化する方法
テンプレートを使っても、「そもそも届いた英語メールの内容を正確に理解するのに時間がかかる」という課題は残ります。そこで活用したいのが、ChatGPTなどのAIツールです。
AIを使えば、英語の読解や社内への共有にかかる時間を大幅に削減できるでしょう。ここでは、具体的な活用ステップを解説します。
届いた英語メールを一瞬で日本語に翻訳・解読する
英語の長文メールが届くと、単語を調べながら読むだけで何十分もかかってしまうことがあります。しかし、AIを使えば、英語の長文メールの読解は一瞬です。
やり方は非常に簡単です。ChatGPTなどのチャット画面に、届いた英語メールを貼り付け、以下のように指示を出します。
【指示（プロンプト）の例】 「上記の英語のメールを日本語に翻訳してください。」
これだけで、AIは文脈を理解した自然な日本語に翻訳してくれます。
例えば、「サンフランシスコに拠点を置く企業の担当者から、業務提携の提案が来た」といった内容も、瞬時に把握できるのです。重要なビジネスチャンスを取りこぼさないためにも、まずはAIで概要を掴むことをおすすめします。
社内共有用に「要約」と「トーン調整」を行う
翻訳された日本語が少し堅苦しかったり、長すぎて社内メンバーに共有しづらかったりすることはありませんか。
AIは、翻訳だけでなく「文章の書き換え」も得意としています。翻訳結果に対して、追加で以下のような指示を出してみましょう。
【指示（プロンプト）の例】 「上記の日本語のメール文を、社内共有用にカジュアルで読みやすい文章に要約してください。」
すると、AIは「〇〇さんから△△という提案が来ました。要点は～です」のように、誰かが解説してくれているような分かりやすい文章に変換してくれます。
難しい文章を自分で噛み砕いて説明文を考える手間が省けるため、社内連携のスピードも格段に上がります。わずか1分程度の作業で業務効率が大きく改善するでしょう。
応用編：返信メールも「日本語の指示」でAIに書いてもらおう
記事の前半では定型的なテンプレートを紹介しましたが、複雑な内容の返信が必要な場合も、AIが強力な助っ人になります。
自分で英作文をするのが難しい場合は、AIに「日本語」で指示を出して、英語の返信メールを作成してもらいましょう。
【指示（プロンプト）の例】 以下の条件で、英語の返信メールを作成してください。
- 相手：エミリーさん
- 内容：提案へのお礼。来週の火曜日10時にZoomで打ち合わせがしたい。
- トーン：丁寧なビジネス英語
このように伝えたい内容を箇条書きで指示するだけで、AIは適切なビジネス英語のメール案を出力してくれます。
出力された英文をそのまま使うのが不安な場合は、翻訳サイトで日本語に戻して内容を確認するか、前半で紹介したテンプレートと組み合わせて調整すると安心です。
AIを活用することで、英語への心理的なハードルを下げ、本来の業務に集中できるようになります。
まとめ | 英語のメールの返信はAIを使おう！
英語の問い合わせメールへの対応は、基本のフレーズとAIの活用で驚くほどスムーズになります。
- 基本の型: 「お礼」から始め、結びの言葉を忘れない。
- テンプレート: よくある返信パターンを保存して活用する。
- AI翻訳: 届いたメールはAIで瞬時に翻訳し、内容を把握する。
- AI要約: 社内共有用には、AIに「読みやすいトーン」で書き直してもらう。
- AI作成: 返信文も日本語の指示でAIに作ってもらう。
英語が苦手だからといって、重要なメールを後回しにするのはもったいないことです。
まずはテンプレートを使い、慣れてきたらAIツールを取り入れて、英語対応を「時間のかかる作業」から「一瞬で終わるルーチン」へと変えていきましょう。