【動画解説付き】ChatGPTの日常業務利用・活用アイデア5選！現役AI講師が分かりやすく解説！

「この調べ物、いつ終わるんだ」
「長いメールや議事録を読む時間がない」
「アイデア出しの会議、何も進まない」

そんな「名もなき業務」や「非効率な時間」に悩むビジネスパーソンが急増しています。

日々の情報収集や資料の要約、企画のたたき台作成に追われ、本当に集中すべき「コア業務」の時間が奪われているのが現状です。

この課題を解決する最も身近な切り札が、ChatGPTの日常的な活用です。

最新のAIはエクセルやワードを新しく覚えるよりもずっと簡単。まるで優秀なアシスタントにチャットで話しかける感覚で、24時間365日、あなたの業務をサポートします。

この記事は、「AIは難しそう」と感じる初心者の方に向け、特別な知識が一切不要な「AIとの対話術」を徹底解説します。

この記事を読めば、ChatGPT活用の「最初の一歩」が明確になり、あなたの業務を劇的に効率化するAI活用術が身につくでしょう。

ChatGPTの業務利用・活用アイデア5選

ChatGPTの業務利用・活用アイデアは以下の5つ。

それぞれの活用法について、詳しく解説します。

日常のささいな情報収集・確認に活用する

ChatGPTを使えば日常的な情報もすぐに確認でき、情報収集の時間を大幅に短縮できます。

天気アプリや検索サイトを開いて設定を行うよりも、ChatGPTに直接質問するほうが早く、手間もかからない場合が多いです。

たとえば、「今日の東京の天気は？」「今、注意報は出ている？」と聞くだけで、現在の気温や天気の状況、注意報、さらには服装などの具体的なアドバイスまで瞬時に得られます。

また「平成5年生まれは西暦で何年？」のような年号変換も、一瞬で正確に答えてくれます。

アプリを切り替える必要もなく会話感覚で情報が得られるため、ChatGPTは日常のちょっとした調べ物にも最適なツールです。

アイデア出しや企画の壁打ちに活用する

ChatGPTは、会議の企画や新規プロジェクトの構想など、ゼロからアイデアを生み出す際に頼れる“壁打ち相手”になります。

人に相談する前にChatGPTを使うことで、多角的な視点からアイデアを得られ、思考の幅が広がるでしょう。相手に気を遣うことなく自由に意見を求められる点も大きなメリットです。

例えば「DX促進のための会議アイデアを3つ出して」と具体的なテーマと数を指定するだけで、数秒で複数の実用的な提案を得られます。人間相手では言いづらい内容や思いつきレベルの相談でも気軽に試せるため、初動の発想スピードが格段に上がります。

ChatGPTを活用すれば、企画立案やブレインストーミングの初期段階を効率化し、プロジェクトを素早く前進させられるでしょう。

長文や会話内容の「要点」を瞬時にまとめてもらう

ChatGPTは、長文の要約や要点整理に最適なツールです。大量のテキストを短時間で理解し、必要な情報だけを把握したいときに大きな効果を発揮します。

現代のビジネスではメールやチャット、議事録などテキスト情報が膨大にやり取りされており、すべてを読む時間が確保できないケースが多いです。ChatGPTを使えば、読み込みや整理の手間を大幅に削減できます。

例えば、長文のメールや会議の議事録をコピー＆ペーストして「この文章の要点だけまとめてください」と入力するだけで、AIが内容を分析し重要な部分だけを簡潔に抽出してくれます。

さらに「この文章から回答のパターンを3つ提案してください」といった具体的なアクションにつなげる指示も可能です。

ChatGPTを活用すれば曖昧な文章も整理され、必要な情報を素早く把握できるため、情報整理や意思決定のスピードを飛躍的に高められるでしょう。

不明な専門用語や曖昧な指示を「解釈」してもらう

ChatGPTは、曖昧な質問や専門用語を含む指示の意図を読み解く際に役立ちます。

同僚や上司から届くメッセージが抽象的で、前後の情報が不足している場合があります。抽象度の高い内容を受け取った場面では、気軽に送り手へ確認しづらいと感じることも少なくありません。

発言の背景や意図を把握しづらい状況でも、ChatGPTを利用することで文章の構造や意味を整理でき、自然な理解へつなげられるでしょう。

たとえば、「結局やらないことで進めることになったんだっけ？」といった曖昧な質問をChatGPTに入力し、「この質問の意図を解釈してください」と聞くと、「やる・やらないの判断が混同しており、最終的にやらない方針で進んでいるかを確認している可能性が高い」といったように、自然な解釈を提示してくれます。

複数の可能性を並べてくれるため、誤解のない対応がしやすくなります。

ChatGPTを活用することで、日本語特有の曖昧な表現や行間を客観的に整理でき、相手の意図をより正確に理解しやすくなるでしょう。

知識インプットのための「おすすめ情報」をリストアップする

ChatGPTは、新しい分野の知識を習得したいときや、特定のテーマに関する信頼性の高い情報を収集したいときにとても役立ちます。

知りたい内容や希望する情報量を指定して質問するだけで、関連性の高い情報を効率的にリストアップできます。書籍やWebサイトを自力で探し回る時間を短縮でき、学習のスタートがスムーズになるでしょう。

たとえば、「おすすめの投資の本を3冊教えて」と質問すると、ChatGPTが最新の情報をもとに、投資分野で評価の高い書籍を提示します。

自分で検索結果を比較したり、レビューを読み込んだりする手間を省き、短時間で信頼できるインプットを得ることが可能です。

ChatGPTを活用することで効率的に質の高い情報へアクセスでき、学習や知識習得のスピードを大幅に高めることができるでしょう。

ChatGPTを業務利用する際の「業務効率化」以外のメリット

ChatGPTの導入は、単に作業時間を短縮する「業務効率化」に留まらない、さまざまなメリットを組織や個人にもたらします。心理的な負担の軽減や、質の高いアウトプットを生み出す助けにもなるのです。

ChatGPTを業務利用する際の「業務効率化」以外のメリットは以下のとおり。

それぞれ詳しく解説します。

人に聞く手間を省き、心理的なハードルを下げる

ChatGPTを活用することで、人に聞く手間を省き、分からない業務を質問する心理的なハードルを大きく下げることができます。

業務中に生じる些細な疑問や「今さら聞けない」と感じる内容を上司や同僚に質問する場面では、相手の時間を奪うことへの遠慮や、知識不足を指摘される不安を抱える人が少なくありません。

ChatGPTは24時間利用可能で、心理的負担を感じずに質問できる点が魅力です。

例えば、専門用語の意味を確認したいときや議事録のまとめ方を知りたいときに、ChatGPTへ質問するだけで即座に回答を得られます。上司や同僚に質問する前にAIで整理しておけば、内容をより明確にし、コミュニケーションの効率も高められます。

ChatGPTは質問のしやすさと安心感を両立させることで、職場における情報共有のスピードと質を高める強力なサポートツールです。

知識の壁打ち相手として客観的な視点を得る

ChatGPTを活用することで、知識やアイデアに対して客観的な視点を得ることができます。

人間同士の会話では、相手の立場や感情、経験によって意見に偏りが生じる場合があります。一方でChatGPTは、幅広い知識ベースと論理的な分析力をもとに、公平で客観的なフィードバックを返すことが可能です。

例えば、部下への提案内容や上司に伝えたいプレゼン案をChatGPTに共有すると、文章の構成や伝え方を整理し、論理の流れを明確にしてくれます。

別の視点からの表現や改善案を提示してくれるため、自分の考えを多角的に検証できます。自分の考えを多角的に把握できれば、思考の偏りを防ぎより完成度の高いアウトプットを作成することが可能です。

ChatGPTを知識の壁打ち相手として活用することで、論理的な思考力を高め、説得力のある提案や発言につなげられるでしょう。

ChatGPTを業務で使う上での重要な注意点

ChatGPTを業務で快適かつ効率的に活用するためには、基本的な操作方法を正しく理解してください。

特に入力時のキー操作を誤ると、意図しないタイミングでメッセージが送信されてしまい、文章の修正や追記に手間がかかる場合があります。

ChatGPTの入力ウィンドウでは、エンターキーを押すと質問が送信され、AIの回答が始まります。

複数行にわたって文章を整理したい場合は、Shiftキーを押しながらエンターキーを押すことで改行が可能です。

長い指示文をまとめたいときや、箇条書きで整理してから質問を送りたい場合には、この操作が非常に役立ちます。

「エンター＝送信」「シフト＋エンター＝改行」という基本操作を意識することで、作業の効率を高め、スムーズにAIとのやり取りを行うことができます。

まとめ：ChatGPTの業務利用はとても簡単！

ChatGPTの業務利用は、決して難しいものではありません。むしろ、パソコンの使い方を覚えるよりも簡単で、「誰かに気軽に質問をする」というコミュニケーションをAIに置き換えるだけです。

ChatGPTの業務利用・活用アイデアは以下の5つ。

まずは、あなたが「誰かに聞きたいけれど、聞きづらい」と感じていることから、ChatGPTに質問してみましょう。その一歩が、あなたの業務を豊かにし、日常の改善を加速させてくれるはずです。