請求書をAIで作成・確認する方法｜中小企業の経理で使える手順と頼み方

「請求書の作成や確認を、AIでどこまで楽にできるのか」「AIが作った請求書で、インボイスの決まりを満たせるのか」「取引先の名前や金額をAIに入れても大丈夫か」。請求書は金額と税の決まりが絡むため、AIに任せる範囲を決めにくい書類です。

この記事では、自治体や医師会、税理士、上場企業などで5,000人以上にAI研修を行ってきたメイカヒットが、請求書の業務にAIを使う方法を解説します。この記事を読むと、AIに任せる作業と人が受け持つ作業の分け方、送る前の請求書をAIで確かめる頼み方が分かります。

請求書にAIを使うとできること｜作成・受け取り・確認の3つ

請求書の業務でAIに任せられるのは、大きく分けて「作る」「受け取る」「確かめる」の3つです。どれも、AIが下書きや候補を出し、最後に人が確かめる形で使います。

それぞれ見ていきましょう。

請求書の作成：見積書や作業の記録から下書きを作る

AIは、見積書や作業の記録をもとに、請求書の品目や但し書きの下書きを作れます。毎月同じ形で出す請求書なら、品目の書き方をそろえる作業が軽くなるはずです。

ただし金額の計算と登録番号は、請求書ソフトの決まった計算と自社の正しい情報に任せてください。チャットのAIは文章を作る道具で、計算や番号を正しく出す保証はありません。見積書をAIで作る方法は、見積もりAIの種類と始め方で詳しく解説しています。

受け取った請求書の読み取り：AI-OCRで文字のデータにする

取引先から届いた請求書は、AI-OCR（AIで画像の文字を読み取る仕組み）で、日付・金額・取引先などをデータにできます。請求書の受け取りに特化したサービスや、会計ソフトの読み取りの機能が、その例です。

読み取りに誤りが出ることもあるため、金額と取引先は人が元の請求書と見比べます。読み取ったデータを仕訳や支払いにつなぐ前に、確かめる人と手順を決めておきます。

送る前と受け取ったあとの確認：見積書や注文と見比べる

チャットのAIが一番役に立つのは、見比べる作業です。送る前の請求書と見積書を並べて渡すと、数量や単価の食い違いと記載の抜けを一覧にしてくれます。受け取った請求書と注文の内容でも、同じ使い方ができます。

人が1枚ずつ見比べると、見落としが出やすい作業です。AIに先に一覧を出させ、人はその一覧を手がかりに元の書類を確かめる、という分担にします。頼み方の例は、あとの見出しを見てください。

3つの作業は、向いている道具の種類が違います。今使っている請求書ソフトや会計ソフトに、AIの機能が付いていないかを先に確かめると、新しく契約する道具を減らせます。

道具の種類	向いている作業	確かめること
請求書ソフトや会計ソフト（付いているAIの機能を含む）	請求書の作成、金額の計算、送った請求書の保存	インボイスの記載事項と、電子帳簿保存法に対応しているか
請求書の受け取りサービスのAI-OCR	受け取った請求書の読み取り、仕訳や支払いへのつなぎ	読み取ったあと、人が確かめる画面と手順があるか
チャットのAI	見積書や注文との見比べ、品目や但し書きの下書き	会社で契約したサービスか、入力してよい情報を決めてあるか

請求書をAIで作る前に確かめるインボイスと電子保存の決まり

請求書にAIを使っても、守る決まりは変わりません。AIに確かめさせる項目を決めるためにも、次の4つの決まりを先に押さえます（※2026年10月現在）。

それぞれ見ていきましょう。

インボイスの6つの記載事項

インボイス（適格請求書）に書く事項は、決まった6つです。国税庁のインボイス制度の解説ページに載っている6つの事項は、次の表のとおりです。

記載事項	請求書で確かめること
交付先である相手方の氏名または名称	宛先の会社名が正しいか
売手（自社）の氏名または名称と登録番号	自社の名前と登録番号が入っているか
取引年月日	取引の日、またはまとめて請求する期間が入っているか
取引内容（軽減税率の対象品目である旨）	品目が分かるか、8%の品目に印があるか
10%・8%それぞれの対価の総額と適用税率	税率ごとに合計し、税率を書いているか
10%・8%それぞれの消費税額等	税率ごとの消費税額を書いているか

消費税法（第57条の4）では、インボイス発行事業者は、取引の相手の課税事業者から求められたときにインボイスを交付することになっています。交付したインボイスの写しは、保存しておく必要があります。

取引年月日は、一定の期間の取引をまとめて請求するときは、その期間を書く形でもかまいません。月末にまとめて請求する会社は、請求書に対象の期間が入っているかを確かめます。

取引先の登録番号は、国税庁の適格請求書発行事業者公表サイトで検索して確かめられます。番号をAIに推測させず、必ずこのサイトや自社の通知で確かめてください。

消費税額は税率ごとの合計から計算する

インボイスに書く消費税額は、品目ごとではなく、税率ごとに合計した金額から計算するのが決まりです。消費税法施行令（第70条の10）では、税率ごとの税抜きの合計に10%（軽減税率は8%）をかけるか、税込みの合計に110分の10（軽減税率は108分の8）をかける方法と定めています。

1円未満の端数は、この計算のあとで処理します。品目ごとに消費税を出して足し上げる作り方だと、金額がずれることもあるので注意が必要です。AIに請求書を確かめさせるときは、この計算のしかたも確かめる項目に入れます。

電子で受け取った請求書はデータのまま保存する

メールやPDFで受け取った請求書は、電子帳簿保存法の「電子取引」に当たり、データのまま保存するのが決まりです。自社がPDFにしてメールで送った請求書も電子取引に当たるため、送ったデータも同じ決まりの対象です。決まりの中身は、国税庁の電子取引関係のページに、パンフレットやチェックシートがまとめられています。

電子帳簿保存法の施行規則（第4条）では、改ざんを防ぐ措置をとって保存することが求められています。措置はタイムスタンプ（その時点にデータがあったことを示す電子の印）、訂正や削除の記録が残るシステム、訂正や削除を防ぐ事務処理の規程などから1つを選ぶ形です。

日付・金額・取引先で探せるようにする決まりもあります。ただし、基準期間（会社なら、原則として2つ前の事業年度）の売上高が5,000万円以下の会社などには例外があります。税務職員から求められたときにデータを見せたり渡したりできるようにしておけば、この決まりを守らなくてもかまいません。自社がどれに当たるかは、税理士か税務署に確かめてください。

支払う側は取適法の決まりも確かめる

受け取った請求書を支払う側の会社は、支払いの期日の決まりにも気をつけます。2026年1月1日から下請法が改められ、取適法（中小受託取引適正化法）になりました。対象は、製造や役務の委託などの取引で、資本金や従業員の数の条件に当たるものです。業務を外に頼んでいる会社は、自社の取引が当たるかと支払いの期日の決まりを公正取引委員会のページで確かめておくと安心です。

請求書の業務をAIで楽にする手順｜中小企業の5つのステップ

請求書のAI化は、道具を選ぶ前に、今の流れを書き出すところから始めてください。次の5つの手順で進めると、AIに任せる範囲と人が確かめる場所がはっきりしてきます。

1. 今の請求書の流れを、作る・送る・受け取る・確かめる・保存するに分けて書き出す
2. 一番時間がかかっている作業と、間違いが起きやすい作業に印をつける
3. 印をつけた作業のうち、AIに下書きや見比べを任せる作業を1つ選ぶ
4. AIの出した結果を、誰がどの書類と見比べて確かめるかを決める
5. 1か月試し、人が直した点を記録して、続けるか広げるかを決める

最初に選ぶ作業は、送る前の請求書の見比べのように、AIが間違えても人が気づける作業が向いています。支払いや送信のように、間違えると取り消しにくい作業は、AIに任せません。

業務の自動化の全体の進め方は、自動化する業務の選び方でも紹介しています。請求書の作業も、同じ考え方で範囲を決められます。

作業	AIの役目	人の役目
請求書の作成	品目や但し書きの下書き	金額・登録番号・宛先を確かめて決める
受け取った請求書の読み取り	日付・金額・取引先のデータ化	元の請求書と見比べる
見積書や注文との見比べ	食い違いと抜けの一覧を出す	一覧をもとに元の書類を確かめる
送信と支払い	使わない	人が行う

送る前の請求書をAIで確かめる頼み方と出力の例

送る前の請求書の見比べを、チャットのAIに頼んでみました。次の頼み方を、前の会話の流れがない新しい会話で1回実行しています。見積書と請求書の中身は、説明のために作った架空の例です。当社のお客さまの事例ではありません。

架空の請求書には、登録番号の書き忘れと数量の食い違い、消費税の計算の誤りの3つをわざと入れました。

頼み方の例
あなたは、社員15名ほどの会社の経理担当者が、お客さまに送る前の請求書を確かめる手伝いをします。下の【見積書の内容】と【請求書の下書き】を比べ、【確かめる項目】に沿って、食い違いや抜けを見つけてください。

【見積書の内容（お客さまの了承済み）】
・宛先：株式会社サンプル商事 御中
・品目1：ホームページの更新作業　月額 50,000円 × 3か月
・品目2：バナー画像の制作　1点 15,000円 × 4点
・税率：10%（すべての品目）
・支払い条件：月末締め、翌月末払い

【請求書の下書き】
・請求元：株式会社テスト制作（登録番号の記載なし）
・宛先：株式会社サンプル商事 御中
・請求日：2026年10月31日
・品目1：ホームページの更新作業（2026年8月〜10月）　50,000円 × 3 ＝ 150,000円
・品目2：バナー画像の制作　15,000円 × 5 ＝ 75,000円
・小計（税抜き）：225,000円
・消費税（10%）：22,000円
・合計（税込み）：247,000円
・お支払い期限：2026年11月30日

【確かめる項目】
1. 適格請求書の記載事項：請求元の名前と登録番号、取引の年月日、取引の内容、税率ごとに分けて合計した金額と適用税率、税率ごとに分けた消費税額、宛先の名前
2. 見積書と比べた品目・数量・単価
3. 計算（小計、消費税、合計）
4. 支払いの期限が、支払い条件と合っているか

【出してほしいもの】
1. 確かめた結果の表（列：項目／請求書の記載／判定（問題なし・要確認・食い違い）／理由）
2. 送る前に直す必要がありそうな点の一覧（重要な順）
3. 担当者に確かめたい質問の一覧

【条件】
・数字や記載を、あなたの判断で書き換えた請求書は作らない。直すかどうかは担当者が決める。
・資料から分からないこと（どちらの数量が正しいか、登録番号の値など）は推測で埋めず、質問の形で並べる。
・税の扱いで判断が分かれそうな点は「税理士や税務署に確かめる」と書く。
・です・ます調で、経理に詳しくない人にも分かる言葉で書く。

頼み方の【条件】では、AIに請求書を書き換えさせず、分からないことは質問の形で出させています。AIが推測で数字を埋めると、間違いに気づきにくくなるためです。

出力の例（全16行の表のうち5行と、直す点の一覧の1〜3を抜粋）
1. 確かめた結果の表（抜粋）
・請求元の登録番号／記載なし／食い違い／適格請求書（インボイス）には「T」で始まる登録番号が必要です。書かれていないと、お客さまが消費税の控除（仕入税額控除）を受けられないおそれがあります。
・税率ごとの消費税額／22,000円／食い違い／225,000円 × 10% ＝ 22,500円になるはずで、500円足りません。
・品目2：数量／5点／食い違い／見積書では4点です。
・計算：合計／247,000円／食い違い／書かれている数字どうしの足し算は合っていますが、消費税が誤っているため合計も誤っています。今の小計のままなら247,500円、4点なら231,000円（210,000円＋21,000円）になります。
・お支払い期限／2026年11月30日／問題なし／10月末締め・翌月末払いなら11月30日（月曜日）で、条件と合っています。

2. 送る前に直す必要がありそうな点（重要な順・1〜3）
1. バナー画像の数量（5点と4点の違い）　見積書は4点、請求書は5点です。小計・消費税・合計がすべてこの数量で変わるので、最初に確かめてください。
2. 消費税額の計算ミス　225,000円の10%は22,500円で、22,000円ではありません。数量が決まったら、消費税と合計を計算し直す必要があります。
3. 登録番号が書かれていない　登録番号がないと適格請求書になりません。お客さまの税金の手続きに影響します。

3つの誤りは、すべて一覧に出てきました。数量については、どちらが正しいかを決めずに、担当者への質問として返しています。

一方で、この出力をそのまま正しいと決めてはいけません。AIの指摘は手がかりとして使い、金額と番号は人が元の書類で確かめます。AIがもっともらしい間違いを書く「ハルシネーション」の防ぎ方は、ハルシネーション対策の記事にまとめています。

請求書にAIを使うときにやらない方がいいこと

請求書は、お金と税に直接つながる書類です。AIを使うときに避けたいことを、次の3つの観点から解説します。

それぞれ見ていきましょう。

計算と最後の金額をAIに任せきりにしない

最後の金額は、請求書ソフトや表計算の決まった計算で出し、AIの答えをそのまま使いません。チャットのAIは、同じ頼み方でも答えが毎回少しずつ変わることがあるからです。

AIに頼むのは、計算の結果を見比べて「合っていないところ」を探す作業までにします。合っていないと出たところは、人が電卓や表計算で計算し直します。

登録番号や取引先の情報をAIに推測させない

登録番号や振込先、宛先の正式な名前は、AIに聞いて埋めてはいけません。AIは、それらしい番号や名前を作ってしまうことがあるためです。

登録番号は公表サイト、振込先と宛先は取引先から受け取った書類で確かめるのが確実です。AIへの頼み方にも「分からないところは推測で埋めない」と書いておけば、空欄のまま返ってきます。

会社で決めていない使い方で取引先の情報を入れない

請求書には、取引先の名前や金額、口座などの情報が入っています。個人のアカウントの無料のAIに入れるのではなく、会社で契約したサービスと、入力してよい情報の決まりを先に決めてください。

個人情報保護委員会からも、2023年6月に生成AIサービスの利用に関する注意喚起が出ています。入力した内容がどう扱われるかや会社で決める設定は、ChatGPTの情報漏洩を防ぐ設定の記事で詳しく解説しました。

請求書 AIに関するよくある質問

AIが作った請求書でも、インボイスとして使えますか？

使えます。インボイスに当たるかは、作った道具で決まるものではありません。インボイス発行事業者の登録を受けた会社が、6つの記載事項をそろえて交付しているかで決まります。AIで下書きした請求書も、登録番号や税率ごとの消費税額などを人が確かめてから送ってください。

ChatGPTのようなチャットのAIだけで、請求書を作ってもよいですか？

下書きや見比べには使えますが、金額の計算と保存は請求書ソフトや会計ソフトに任せるのが安全です。チャットのAIには、決まった計算や電子保存の仕組みが付いていないためです。

受け取った請求書をAIで読み取れば、紙の請求書は捨ててもよいですか？

紙で受け取った請求書をデータで保存するには、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の決まりを満たす必要があります。決まりを満たしているかが分からないうちは、紙の原本を残してください。

インボイスの細かい扱いは、どこに相談できますか？

国税庁のインボイス制度特設サイトに、インボイスコールセンターなどの相談先がまとめられています。自社の取引に当てはめた判断は、顧問の税理士に確かめてください。

取引先とデータで請求書をやりとりする仕組みはありますか？

デジタルインボイスの標準の形として、デジタル庁がJP PINTという仕様を管理しています（※2026年10月現在）。使っている請求書ソフトが対応しているかは、各社の公式の説明で確かめるのが確実です。

まとめ｜請求書のAI化は、送る前の見比べから始めよう

• 請求書でAIに任せられるのは、作成の下書き、受け取った請求書の読み取り、見積書や注文との見比べの3つ
• インボイスの6つの記載事項と、税率ごとの合計から出す消費税額の計算を、AIに確かめさせる項目にする
• 金額の計算、登録番号、送信と支払いは、AIに任せず人が受け持つ
• 取引先の情報を入れる前に、会社で使うサービスと入力してよい情報を決める

まずは来月の請求書のうち1枚を、見積書と並べてAIに見比べさせてみてください。

自分の会社ではどの仕事から始めればよいか、次の案内も参考にしてください。