属人化を解消する手順｜社長に仕事が集まる会社がAIで先に手放す仕事

「社長が休むと見積もりが止まる」「社員の質問が、結局すべて社長に来る」「任せたいが、何から手を付ければいいか分からない」。そんな会社でいちばん属人化しているのは、社長の仕事です。やり方や決め方が社長の頭の中にしかなく、書き残す時間も取れないからです。

この記事では、自治体や医師会、税理士、上場企業などで5,000人以上にAI研修を行ってきたメイカヒットが、属人化を解消する手順を5つに分けて解説します。この記事を読むと、手順ごとにそのまま使える表と質問の型、AIに手順書の下書きを作らせる頼み方と実際に出た結果が分かります。

属人化を解消するには、社長しかできない仕事を1つずつ手放す

属人化とは、仕事のやり方や決め方が特定の人の頭の中にしかなく、その人がいないと止まる状態のことです。解消するとは、その仕事を2人以上ができる状態にすることです。

社長に仕事が集まっている会社なら、全部を一度に仕組みにしなくてかまいません。社長しかできない仕事を1つ選び、手順と判断の基準を言葉にして、範囲を決めて任せる。これを1つずつくり返します。

社長ではなく、特定のベテラン社員に仕事が集まっている場合も、「社長」を「その社員」に読みかえれば同じ手順で進められます。

小さな会社ほど、この取り組みは後回しになりがちです。2025年版中小企業白書によると、業務の属人化・ブラックボックス化の防止に取り組む事業者は従業員30名以下で46.0%にとどまり、30名を超える規模（60.6〜64.5%）より低くなっています。

同じ白書では、取り組んでいる事業者のほうが付加価値額（営業利益に人件費などを足したもの）の伸びが大きいという結果も出ています。2018年から2023年の変化率の中央値（真ん中の値）で、11.4%と5.9%です。白書はこれを、属人化から抜け出すことが効率化につながっている可能性として示しています。

また、白書の別の章では、売上高10億円未満の会社が大きくなるときの壁の1つを「経営者一人で経営することの限界」としています。経営者に集中しがちな権限を、ほかの人に任せる必要があるという指摘です。

属人化しているかを見分けるチェックリストと3つの原因

まず自分の会社に当てはまるかを確かめ、そのあとで社長に仕事が集まる原因を見ていきます。

属人化しているかを見分ける10のチェックリスト

次の10項目のうち、当てはまるものに印をつけてみてください。当てはまった項目が、手順1で書き出す仕事の候補になります。

• 社長が休むと、見積もりや値決めが止まる
• 社員からの質問の多くが、社長に来る
• 採用の面接や合否を、社長が1人で決めている
• お客さまからの問い合わせに、社長しか答えられないことがある
• SNSやホームページの更新が、社長の手が空いたときしか進まない
• 売上やお金の数字を、社長しか見ていない
• 見積書や書類のひな形が、社長のパソコンの中にしかない
• 大事な取引先とのやりとりが、社長の携帯電話に集まっている
• 打ち合わせの中身が、社長の記憶か手書きのメモにしか残っていない
• 社長が1週間いなかったら何が止まるかを、社員が答えられない

社長に仕事が集まる3つの原因

社長に仕事が集まる原因は、主に次の3つに分けられます。

• 社長がやった方が早い：1回ごとに比べると教える方が手間なので、つい社長が引き取ってしまいます。
• 判断の基準が頭の中にある：経験で決めているので、社長自身も言葉にしたことがありません。
• 書き残す時間がない：いちばん忙しい人に、書く仕事まで集まっています。

どれも社長の能力の問題ではなく、言葉にする場と時間がないことが原因です。手順4とAIの使い方は、そこを楽にするためのものです。

属人化を解消する5つの手順

ここからは、社員12名の住宅リフォーム会社を例に、属人化を解消する手順を次の5つに分けて解説します。

表や材料の中身は、説明のために作った架空の例です。それぞれ見ていきましょう。

手順1：社長の仕事を1週間分書き出す（業務の棚卸し）

まず1週間、社長がした仕事をスマホのメモに書き留めます。社長しかできないと思っている仕事ほど、漏らさず書くのがこつです。書き出したら、次の棚卸しの表に移します。

仕事（回数）	社長でないとだめな理由	止まったら困る度
浴室リフォームの見積もり（週3件）	値引きと工事の読みが社長の頭の中にある	大
社員からの質問への返事（毎日）	決まりがどこにも書かれていない	中
求人票の更新（月1回）	書く人がいない	小

止まったら困る度は、社長が1週間いなかったらどうなるかで付けます。大が付いた仕事が、手放す候補の中心です。

手順2：社長でなければならない理由を3つに分ける

書き出した仕事の理由は、たいてい次の3つのどれかです。どれに当たるかで、手放し方が決まります。

分け方	例	手放し方
作業（やり方を知っているのが社長だけ）	見積書の作り方、発注の手順	手順書にして渡す
判断（決め方が社長の頭の中にある）	値引き、工事の順番、採用の合否	判断の基準を書き、範囲を決めて任せる
関係（相手が社長を指名している）	長年の取引先、紹介してくれる人	社長が同席して引き合わせ、やりとりを記録に残す

1つの仕事に、3つが混ざっていることもよくあります。見積もりなら、寸法を測って書類にするのは作業、値引きは判断という具合です。作業の部分から先に手放すと、社長の手元には判断だけが残ります。

手順3：最初に手放す1つを選ぶ

最初の1つは、次の3つの問いがすべて「はい」になる仕事から選びます。

1. 週に1回以上ある仕事か（回数が多いほど、手放したときに社長の時間が空く）
2. 作業の部分が大きいか（判断が少ないほど任せやすい）
3. 間違えても取り返せるか（お客さまに出る前に確かめられる）

関係が中心の仕事や、間違えると取り返せない仕事（大きな金額の値決め・お金の支払いなど）は後に回すのが安全です。最初の1つがうまく回ると、社員も社長も次を任せやすくなります。

当社が相談を受けた会社でも、最初の1つはこの問いで選んでいます。ある建設業の会社では、年配の社員が多く研修の時間を取りにくかったため、全社の研修からは入りませんでした。会議の議事録や計画書づくりのように、管理職1人に集まっていた重い作業から小さく始め、うまくいった形を社内に見せてから広げる進め方にしています。

年配の社員が多い製造業の会社には、社員にAIを触らせない形で提案しています。今までの仕事の流れはそのままにして、日報の集計のような途中の処理だけをAIに任せ、事務の担当者が窓口になる形です。手放すのは社長や管理職の作業で、現場のやり方は変えないと決めると、社員が多い会社でも進めやすくなります。

手順4：手順と判断の基準を聞き取って残す

手順書（マニュアル）は社長が書かず、任される社員が社長から聞き取って書きます。話は録音しておいてください。あとで文字に起こして、AIで整えられます。

聞き取りの質問（そのまま使えます）
1. この仕事は、何がきっかけで始まりますか
2. 最初に何をして、次に何をしますか
3. 使う道具、ファイル、ひな形はどこにありますか
4. 途中で迷うのはどこですか。そのとき何を見て決めていますか
5. 過去に失敗した、または注意された例はありますか
6. どうなったら終わりですか。誰に何を渡しますか
7. 社長に必ず確認してほしいのは、どんなときですか
8. 新人がやりがちな間違いは何ですか

中でも大事なのは4と7です。判断の基準と、社長に上げる条件を言葉にできるのは、この聞き取りの段階です。録音を文字に起こす道具は、AI議事録の自動作成ツールを比べた記事で紹介しています。

手順5：範囲を決めて任せ、しばらく横で確かめる

手順書ができたら、任せる範囲と、社長に上げる条件を決めてから渡します。次の確認表を埋めて、社長と任される社員の両方が持っておくと安心です。

引き継ぎの確認表
・任せる仕事：
・任せる人：
・任せる範囲：（例：100万円までの見積もり）
・社長に上げる条件：（例：値引きを頼まれたとき）
・横で確かめる期間：（例：最初の2週間は、お客さまに出す前に社長が見る）
・手順書を直す人と時期：（例：迷ったところは任された人が書き足し、月末に社長が読む）

任せたあとに、社長が黙ってやり直すのは避けてください。直したい点は手順書に書き足してもらえば、次から同じ直しは要らなくなります。

属人化の解消でAIに任せられる部分

属人化の解消でいちばん手間がかかるのは、頭の中のことを言葉にして、読める形に整える作業です。ここはAIに任せられます。何を任せるか、判断の基準をどうするかを決めるのは社長です。

2026年版中小企業白書では、AIの活用に取り組んだ中小企業の40.1%が、目的に「業務の属人化解消」を挙げています（最多は「業務時間の節減」の84.5%）。AIの使い方では、どの業種でも「文書作成、要約、校正」に関する回答が多いという結果でした。

同じ白書では、石川県の岡田研磨株式会社（従業員85名・金属製品製造業）が、AIを使った手順書の管理の仕組みを自社で作った事例も紹介されています。それまで150件ほどだった手順書が導入から4か月で240件ほど増え、手順書を使った教育で1人が複数の仕事をこなせるようになったという内容です。

AIに任せられる部分を、次の3つの観点から解説します。

それぞれ見ていきましょう。

社長しかできない仕事のうち、AIに任せられる部分

社長しかできないと思われている仕事でも、下書きと整理の部分はAIに任せられます。表のいちばん右の列だけが、社長の手元に残る部分です。

社長しかできない仕事	AIに任せられる部分	社長に残す部分
見積もり・値決め	過去の見積書からの下書き、値引きの記録からの基準の案	金額の最終決定
採用と面接	求人票や、応募者への日程連絡の下書き	合否
お客さまからの問い合わせ対応	返信の下書き	謝罪や金額が絡む返事の確認
SNSやホームページの更新	写真とひとことからの投稿文の下書き	出すかどうか
社員からの質問への回答	社内FAQ（よくある質問集）の下書き	答えの中身（社内の決まり）
お金の管理・数字の確認	会計ソフトの表をもとに、先月との違いを説明する下書き	数字の確かめと、手を打つかどうか
書類づくり	ひな形と過去の書類からの下書き	中身の確認
営業	商談メモの整理、提案書の下書き	お客さまとの関係づくり

見積書をAIで作る道具と費用は、見積作成を自動化するAIの記事で比べています。

たとえば社員からの質問なら、LINEで来た質問と社長の答えを貼って社内FAQにするよう頼むと、分類した下書きが出てきます。FAQが増えたら、社内の質問にAIが先に答える仕組みにつなげるのも1つの手です（社内チャットボットの導入ガイド）。

AIに入れる材料では、お客さまや社員の名前・電話番号・住所を「Aさん」のように伏せてください。会社として何を入れてよいかの決まりは、生成AIガイドラインの作り方にまとめています。

次の2つの頼み方は、当社がこの記事のために生成AIへ実際に送ったものです。出力の例は、そのとき出た結果の一部を文言を変えずに抜き出しました（記号だけ整えています）。材料は架空の例で、当社のお客さまの事例ではありません。

頼み方1：話した内容から手順書の下書きを作る

手順4で録音した話を文字に起こし、次のように頼みます。

頼み方の例
あなたは中小企業の業務マニュアルを作る担当者です。下の【話した内容】は、住宅リフォーム会社の社長が、浴室リフォームの見積もりの手順を話したものです。入社1年目の社員が同じ手順で進められる手順書の下書きを作ってください。

条件
・手順は番号つきで、1つの手順に1つの作業だけを書く
・社長の判断が入るところには【判断】と付け、何を見て決めているかを書く
・話の中で分からないところは推測で埋めず、最後に【社長に確認すること】として質問の形で並べる
・専門用語には短い説明を付ける

【話した内容】
まず現地で浴室の幅と奥行きと天井の高さを測って、写真を10枚以上撮る。戻ったらカタログで、お客さんの希望に近いユニットバスを2つ選ぶ。3つ出すと迷うから2案にしている。解体の費用は、タイルのお風呂だと手間がかかるから高めに見る。いくら上げるかは、床のコンクリートを割るかどうかで変わる。マンションは管理組合への届け出があるから、工期に1週間足す。見積書は3日以内に出す。

出力の例（全13手順と確認の質問22問のうち一部を抜粋）

浴室リフォーム 見積もり手順書（下書き）
（中略）
7. タイルのお風呂なら、解体費用を高めに見積もる【判断】
・何を見て決めているか：今の浴室がタイルのお風呂かどうか
・理由：タイルのお風呂は、解体に手間がかかるため
8. （タイルのお風呂の場合）床のコンクリートを割るかどうかを決める【判断】
・何を見て決めているか：お話の中には出てこなかった → 確認事項 12
9. （タイルのお風呂の場合）解体費用をいくら上げるかを決める【判断】
・何を見て決めているか：床のコンクリートを割るかどうか（手順8の結果）
・具体的な金額 → 確認事項 13
（中略）
【社長に確認すること】
12. 床のコンクリートを割るかどうかは、何を見て決めていますか？現地調査で確かめておくことはありますか？
13. コンクリートを割る場合と割らない場合で、解体費用をそれぞれいくら上げますか？
15. マンションの「1週間」は、工事の日数に足すのですか？それとも、工事を始める日を1週間遅らせるのですか？

見てほしいのは【社長に確認すること】です。推測で埋めないよう頼んでいるので、聞き取りで抜けていた点が質問になって出てきます。ここを社長が埋めてから、手順書として渡してください。

頼み方2：過去の判断の記録から判断の基準を書き出す

値引きのような判断は、社長の過去の決め方を並べると基準が見えてきます。記録は5件ほどでかまいません。

頼み方の例
下の【過去の値引きの記録】は、社員12名の住宅リフォーム会社で、社長がこれまでに値引きをした例・しなかった例です。ここから社長が値引きを決めるときの基準を読み取り、社員が自分で判断できる表にしてください。

条件
・基準ごとに「値引きしてよい条件」「金額の目安」「社長に上げる場合」を書く
・記録から読み取れないことは書き足さず、【社長に確認】として残す
・最後に、この基準で社員に任せてよい範囲を3行でまとめる

【過去の値引きの記録】
1. 紹介のお客さま。見積もり83万6千円を83万円にした（端数を切った）
2. 相見積もりで、他社が10万円安いと言われた。値引きはせず、工事の中身の違いを説明した
3. 3回目の依頼のお客さま。給湯器の交換24万8千円を24万円にした
4. 工期を2週間うしろにずらしてよいと言われた。仕事が少ない時期だったので3万円引いた
5. 近所で工事中のお客さまから、洗面台の交換を追加で頼まれた。養生（床や壁を傷つけないための保護）が共通なので、その分の2万円を引いた

出力の例（4つの基準のうち1つと、最後のまとめを抜粋）

① 紹介・リピートのお客さま（記録1・3）
・値引きしてよい条件：紹介のお客さま、または何度も依頼してくれているお客さま
・金額の目安：見積もりの1万円未満の端数を切る（例：83万6千円→83万円、24万8千円→24万円）
・社長に上げる場合：端数を切る以上の値引きを求められたとき
・【社長に確認】何回目の依頼から対象になるか（記録は3回目）（ほか2点）
（中略）
この基準で社員に任せてよい範囲
1. 紹介・リピートのお客さまへの端数切り（1万円未満）と、追加工事で養生が共通になる分の値引きは、社員が決めてよい。
2. 相見積もりで他社のほうが安いと言われたら、値引きせずに工事の中身の違いを説明する。ここまでは社員の判断で対応してよい。
3. 工期をずらす値引きは、「仕事が少ない時期か」を社長に確認できるまでは社長に上げる。表にない値引きもすべて社長に上げる。

5件の記録からでも、基準の形と足りない点がはっきりします。表は社長が直してから、手順5の確認表の「任せる範囲」と「社長に上げる条件」に書き写してください。

どの出力も、そのまま配らずに社長か担当者が読んで直します。AIはもっともらしい間違いを書くことがあるためです（生成AIのハルシネーション対策）。

録音から始める入り方は、当社の相談の場でも使っています。ある経営者には、商談と会議をボイスレコーダー型のAI機器で録音し、約1分でできる要約つきの議事録をLINEのリンクで共有するところだけから始めてもらいました。「言った・言わない」がなくなり、経営者の頭の中にしかなかったお客さまとのやり取りが、社内で読める形で残るようになりました。過去の会議の中身も、文章で質問して探せます。

属人化を解消するときにやらない方がいいこと

次の5つは、属人化を解消するときに避けたいやり方です。どれも、手間をかけたのに属人化が残る原因になります。

• 道具から先に入れる：何を残すかが決まらないまま入れても、入れ物が増えるだけです。
• 全部の仕事を一度に手順書にする：途中で止まり、使われない手順書が残りがちです。
• マニュアルを作っておいて、と社員に丸投げする：社長の頭の中は、社長が話さないと出てきません。聞き取りの時間は社長が取ります。
• AIの下書きをそのまま配る：【社長に確認】が残ったまま配ると、間違った手順が広まります。
• いちばんできる社員に集め直す：社長から1人の社員に移しても、属人化の場所が変わるだけです。2人以上ができる状態を目指します。

2026年版中小企業白書の別の章でも、1人が複数の仕事をこなせるようにする取り組み（多能工化・兼務化）は、業務の属人化の防止などに役立つと考えられるとしています。

同じ節で、多能工化・兼務化に役立った取り組みとして多く挙がったのは、「従業員スキルの可視化」「業務マニュアルの作成・整備」「研修・勉強会等の実施」の順でした。手順4で作る手順書は、このうち2つ目に当たります。

AIの節で紹介した岡田研磨株式会社と同じ白書の節には、横浜市の株式会社スズミ（従業員75名・金属製品製造業）の事例もあります。熟練技術者に偏っていた設計・加工ソフトの操作やプログラムづくりを、メーカーの研修や社内の勉強会で中堅・若手に少しずつ広げ、複数の人が対応できる体制にしたという内容です。

属人化の解消に関するよくある質問

属人化をAIで解消するには、どうすればいいですか？

AIだけで属人化は解消しません。社長が話した内容や過去の判断の記録から、AIで手順書や基準の下書きを作り、人が確かめてから任せる使い方が向いています。まずは1つの仕事で試してください。

属人化がダメな理由は何ですか？

その人が休んだり辞めたりしたときに、仕事が止まり、やり方も一緒に失われるからです。先ほどの2025年版中小企業白書が属人化から抜け出す効果の1つに挙げるのも、従業員の退職などによるノウハウの喪失や業務の停滞を防げる点です。

属人化の解消の言い換えや、反対の言葉はありますか？

言い換えには「属人化対策」や「脱属人化」があり、中小企業白書でも「脱属人化」という言葉が使われています。反対の言葉としては「標準化」や「仕組み化」がよく使われます。

社員が5人ほどの会社でも、属人化の解消は必要ですか？

全部を仕組みにする必要はありません。社長が1週間いないと止まる仕事を1つ選び、もう1人ができる状態にするだけでも、急な用事や体調を崩したときに会社が止まりにくくなります。

社長が仕事を手放すのが不安です。

任せる範囲と社長に上げる条件を先に決め、最初の2週間ほどはお客さまに出す前に確かめてください。範囲の外のことはこれまでどおり社長に来るので、大事な判断は手元に残ります。

まとめ

• 属人化を解消するには、社長しかできない仕事を1つ選び、2人以上ができる状態にする
• 社長の仕事は作業・判断・関係に分け、作業の部分から手放す
• 手順と判断の基準は、社長が話して社員が書く。文章に整える作業はAIに任せられる
• AIの下書きは社長が確かめ、任せる範囲と社長に上げる条件を決めてから渡す

今日から1週間、社長がした仕事をスマホのメモに書き留め、手順1の表に移してみてください。自分の会社ではどの仕事から手放せばよいか、次の案内も参考にしてください。